Az ügyféladatok tárolása megfelelően! - Íme, miket kell figyelembe venned

Az ügyféladatok tárolása mindig is kulcsfontosságú téma volt. Nem csak amiatt, mert törvény írja elő az ügyféladatok biztonságos tárolását, de azért is, mert ha illetéktelen kezekbe kerülnek, komoly károkat okozhatnak úgy az ügyfeleknek, mint a vállalatnak.

A hackerek folyamatosan keresik a réseket, gyenge pontokat, ahol hozzáférhetnek a személyes adatokhoz. Ha azt hiszed, hogy veled, illetve a te cégeddel nem történhet ilyen, akkor nagyon rossz hírem van, MINDIG CÉLPONT VAGY, akár elhiszed, akár nem. Némely hackerek felkészültebbek, mint gondolnád, elég egy apró hiba és már észrevétlenül át is vette az irányítást és megszerezte az adatokat. 2016-ban az Uber taxi társaság szenvedett el egy komoly hacker támadást, ahol körül-belül 57 millió ember privát adataihoz jutottak hozzá. Az incidens 148 milliós büntetésébe került a vállalatnak, nem beszélve a hírnevén esett csorbáról. Ne hidd tehát, hogy te nem vagy célpont.

Ahhoz, hogy meghatározd, milyen szintű biztonságra van szükséged, ahhoz előbb készítened kell egy tervet, amiben meghatározod a következő tényezőket:

✎✎✎✎✎

Terv

Milyen adatokra van szükséged?

Fontos tudnod, hogy milyen adatokat fogsz bekérni az ügyfelektől és esetleg a weboldal látogatóktól, ugyanis minden feleslegesen begyűjtött adat csak növeli a támadási felület a hackerek számára. Tehát olyan adatokat, amikre nincs szükséged a vállalat építése és a felhasználói élmény növelése érdekében, fölösleges begyűjtened és tárolnod. Például, ha soha nem lesz szükséged az ügyfeleid felhívására, fölösleges a telefonszámát elkérned.

Hogyan fogod felhasználni ezeket az adatokat?

Előre meg kell tervezd, hogy miként fogod használni a begyűjtött adatokat. Ez azért kell, hogy tudd, mikor lesz rá szükséged és miként válik ez a vállalat hasznára. Ahogy fent említettem, az olyan adat, amire nincs szükség, vagyis nem járul hozzá a vállalat növekedéséhez, arra nincs szükség.

Hogyan lesznek ezek az ügyféladatok elemezve?

Tudnod kell, hogyan fogod a begyűjtött adatokat elemezni. Ezek fontos információkkal szolgálnak majd a vállalat marketing stratégiájával kapcsolatban. A tárolás szempontjából nem mindegy, hogy az adatok folyamatosan vagy időközönként vannak elemezve.

Milyen hosszú ideig kell tárolnom az adatokat?

Az adatokat csak és kizárólag addig és csakis addig érdemes tárolni, míg azokra valóban szükség van. Amellett, hogy az adatok manapság nagyon gyorsan elavulnak és változnak, a nagy mennyiségű szükségtelen adat újabb támadási felületet kínál a kíváncsi hackerek számára.

Milyen gyorsan kell hozzáférnem az adatokhoz?

Ez azért fontos, ugyanis ha napi rendszerességgel kell használnunk a begyűjtött adatot, sokkal több alkalommal van kitéve a támadásoknak, tehát ehhez mérten kell kialakítani a biztonsági rendszert.

Ezeket fontos megválaszolni, hogy ki tudd választani a számodra legkézenfekvőbb opciókat. Minden esetre, érdemes szakértővel felvenni a kapcsolatot, főleg, ha a vállalatod már nem olyan kicsi. Egy tapasztalattal rendelkező szakértő sokat segíthet neked ezeknek a kérdéseknek a megválaszolásában és a stratégia kialakításában egyaránt.

Többféle biztonsági óvintézkedés is van

A fenti adatokat latba véve, attól függően, hogy mekkora vállalatról beszélünk és mennyi adatot tárolunk, többféle biztonsági óvintézkedést is választhatunk.

A legbiztonságosabb, melyet a nagyobb cégek szoktak alkalmazni az a privát szerverek használata, melyek elég költségesnek számítanak, viszont kiemelt biztonságot nyújtanak. Itt az adatok külön szerveren vannak tárolva, amik többszintű szoftveres védelemmel is el vannak látva, valamint a csatlakozás is VPN kapcsolat segítségével történik. Ezt akkor érdemes választani, hogyha már tényleg többezres ügyfélállománnyal rendelkezünk és nagyon sok bizalmas adatot kezelünk.

A közepes cégek is használják a fenti privát szerveres megoldását, viszont nem alkalmazzák a költségesebb, extra biztonságot kínáló lehetőségeket. Legtöbbször az ilyen vállalatok más cégek által kínált felhő szolgáltatásokat választják, mint például a Google felhő tárhelye, az IBM adatbázisa, Oracle adatbázis, Microsoft SQL, az Amazon adatbázisa stb.

A kisebb vállalatok számára is a legkézenfekvőbb megoldás a fenti felhőtárhelyes megoldás vagy a CRM használata, saját hardverekkel, melyek kellőképpen biztosítottak. A saját hardweren történő tárolás is lehet biztonságos, amennyiben minden szempontot figyelembe veszünk és megtesszük a szükséges óvintézkedéseket.

Ügyfél adatok – Általános óvintézkedések

Van néhány olyan biztonsági óvintézkedés, melyek alapfeltételek a minimális adattárolás és adatáramlás biztosítása érdekében. Ezeket mindig alkalmazni kell, még a fentebb említett extra biztonságos tárolási megoldások mellett is. Lássuk, melyek ezek:

Webhely védelem – Ez a legelső pont, amire oda kell figyelni, ugyanis az internetes adathalászat a legnépszerűbb a hackerek körében. Fontos, hogy a weboldal megfelelő védelemmel legyen ellátva. Ennek hiányában a hackerek könnyedén ellophatják a webhelyre beírt ügyféladatokat, de akár a webhely tárhelyére is beférkőzhetnek.

Internet hálózat védelem – A hálózat védelme szintén fontos lépés, ugyanis az internethálózat biztosítása kulcsfontosságú, ugyanis már itt elejét vehetjük az illetéktelen behatolásoknak. Ezt elérhetjük különböző titkosítások révén, de akár VPN hálózat használatával is.

Megfelelő biztonsági szoftver – Egy megfelelő, licensszel rendelkező vírus és kémprogram védelem elengedhetetlen feltétele az alap biztonságnak. Emellett nagyon fontos korlátozni a beérkező fájlokat és átvizsgálni azokat, illetve a kéretlen behatolásokat megakadályozni. Ehhez mindenképp személyre szabottan kell beállítani a tűzfalat is, hogy maximalizáljuk a biztonságot.

Korlátozott hozzáférés – Mindig csak annyi ember férjen hozzá az adatokhoz, amennyi feltétlenül szükséges. Természetesen ez azt is feltételezi, hogy csupán azokhoz az adatokhoz férjenek hozzá, amelyekre éppen szükség van és annyi ideig, ameddig feltétlenül szükséges.

További védelmi fajták

A védelem folyamatos tesztelése – Nem szabad megelégedni azzal, hogy a rendszer biztonságos és nem történhet semmi. Folyamatosan tesztelni kell a rendszert, hiszen inkább te találd meg a gyenge pontot, mintsem egy hacker. Ez alapfeltétele annak, hogy időben kijavítsd a rendszert és megelőzd a problémákat.

Jelszavas védelem – Minden esetben használjunk jelszavakat. Nem csak a számítógépek esetében, hanem a speciális hardverek esetén, illetve szoftverek használata esetén is. Lehetőleg 10 karakternél hosszabb jelszót alkalmazzunk, mely vegyesen tartalmaz kis és nagy betűket, számokat és speciális karaktereket is.

Biztonsági mentés – Az adatokat mindig menteni kell egy jól elkülönített helyre. Ez fontos, hiszen bármi történjék, az ügyfél adatok nem vesznek el. Érdemes legalább napi 2 alkalommal biztonsági mentést csinálni, de ezt szükség szerint érdemes beállítani.

Remélem sikerült mindenkinek elegendő információt összegyűjtenie, hogy megtalálja a számára legbiztosabb módszert az adatok tárolására. Vedd figyelembe, hogy mennyi az a költségkeret, melyet megengedhetsz magadnak, hogy biztonságra költsd. A biztonság mindig kifizetődő. Ne feledd, érdemes tapasztalt szakértő véleményét és segítségét kérni.